De nombreuses équipes des finances ont déjà automatisé certaines parties de leur travail.
Les factures sont saisies numériquement. Les approbations circulent dans des flux de travail. Les clients reçoivent leurs factures par voie électronique. Les paiements peuvent être effectués en ligne.
Pourtant, bon nombre des mêmes problèmes persistent : visibilité limitée, exceptions traitées manuellement, difficultés de rapprochement, statut des approbations imprécis, communications liées aux litiges dispersées, incertitude entourant les paiements et pistes d’audit insuffisantes.
Dans ces situations, le problème ne vient pas toujours d’un manque d’automatisation.
Il vient souvent d’un manque de contrôle intégré.
L’automatisation financière devrait faire plus qu’accélérer l’exécution des tâches. Elle devrait aider les équipes des finances à voir, gérer, sécuriser, auditer et maîtriser l’ensemble du processus, de la saisie et de la validation des documents jusqu’à l’approbation, au paiement, au rapprochement et à la conservation des dossiers.
C’est ce qui distingue l’automatisation des flux de travail de la mise en place d’une véritable infrastructure de contrôle.
L’automatisation des flux de travail améliore les tâches. L’infrastructure de contrôle relie le processus.
L’automatisation des flux de travail est utile. Elle peut acheminer les factures au bon approbateur, envoyer des rappels, réduire la saisie manuelle et accélérer les tâches répétitives.
Mais les opérations financières ne se résument pas à une succession de tâches isolées.
Elles reposent sur des documents, des données, des validations, des décisions, des exceptions, des approbations, des paiements, des communications, des mises à jour dans l’ERP, des pistes d’audit et des rapprochements.
Lorsque ces éléments demeurent déconnectés, l’automatisation peut améliorer une partie du processus sans régler le problème de contrôle dans son ensemble.
Une organisation peut saisir ses factures plus rapidement, mais manquer encore de visibilité sur les retards d’approbation. Elle peut accepter des paiements en ligne, mais continuer à les rapprocher manuellement. L’historique des flux de travail peut se trouver dans un système, les données de paiement dans un autre et les pièces justificatives ailleurs.
Les opérations progressent plus rapidement, mais le contrôle ne s’en trouve pas nécessairement amélioré.
L’infrastructure de contrôle est la couche intégrée qui permet de maintenir les documents, les données, les décisions, les paiements, les communications et les preuves d’audit liés tout au long d’un processus financier.
Elle offre aux équipes des finances plus que de la rapidité. Elle leur procure de la visibilité, de la traçabilité, de la sécurité et de la confiance.
Les opérations financières reposent sur les documents, les données, les décisions et la confiance.
Les comptes fournisseurs et les comptes clients sont des processus financiers, mais ce sont également des processus informationnels.
Chaque facture, dossier fournisseur, détail de remise, note d’approbation, message d’un client, confirmation de paiement, litige et écriture de rapprochement contient un contexte d’affaires.
Les équipes des finances ne doivent pas seulement traiter des transactions. Elles doivent également préserver les éléments de preuve qui les accompagnent.
C’est pourquoi les principes de la gestion de contenu d’entreprise jouent un rôle important dans l’automatisation financière.
Depuis plus de 30 ans, PIREL intervient dans des processus d’entreprise à forte composante documentaire qui nécessitent la saisie, la classification, l’acheminement, la conservation, le contrôle des accès, les pistes d’audit, l’intégration et la conformité.
Ces mêmes fondements sont essentiels aux opérations financières modernes.
L’automatisation financière ne vise pas seulement à réduire l’utilisation du papier ou à accélérer les approbations. Elle consiste à maintenir les documents, les décisions, les données et les paiements liés de manière à ce que le processus puisse être surveillé et considéré comme fiable.
Du côté des comptes fournisseurs, l’automatisation doit aller au-delà de la saisie des factures.
Pour de nombreuses organisations, l’automatisation des comptes fournisseurs commence par la saisie des factures. C’est un point de départ logique. La saisie manuelle est lente, répétitive et sujette aux erreurs.
Mais la saisie n’est que le début.
Dès qu’une facture entre dans l’organisation, plusieurs questions de contrôle se posent :
- Le fournisseur est-il valide?
- Les données de la facture correspondent-elles aux renseignements attendus?
- S’agit-il d’un doublon?
- À quelle entité, à quel service ou à quel centre de coûts appartient-elle?
- Qui l’a approuvée?
- Le paiement est-il prêt à être autorisé?
- L’organisation pourra-t-elle démontrer ultérieurement ce qui s’est produit?
Ces questions illustrent la complexité réelle des opérations liées aux comptes fournisseurs.
Dans les organisations qui comptent plusieurs entités, une validation insuffisante et des processus d’approbation fragmentés peuvent accroître les risques de factures en double, de factures frauduleuses, de lacunes en matière de conformité et d’incertitude quant aux flux de trésorerie.
Une approche plus complète de l’automatisation des comptes fournisseurs relie la saisie des factures, la validation des données, la vérification des fournisseurs, l’acheminement des approbations, la gestion des exceptions, l’exécution des paiements et la traçabilité aux fins d’audit.
L’objectif n’est pas simplement de traiter les factures plus rapidement.
Il est de rendre l’ensemble du processus, de la réception de la facture jusqu’au paiement, plus facile à surveiller, à encadrer et à maîtriser.
Du côté des comptes clients, l’automatisation doit aller au-delà de l’envoi plus rapide des factures.
Le même principe s’applique à l’automatisation des comptes clients.
La facturation électronique et les paiements en ligne peuvent aider les clients à payer plus rapidement. Cependant, le rendement des comptes clients dépend de bien plus que de la vitesse d’envoi des factures.
Les paiements partiels, les déductions, les risques de recouvrement, les litiges, les documents manquants, l’appariement des paiements, l’inscription dans l’ERP et le rapprochement ont tous une incidence sur les flux de trésorerie.
Si ces éléments demeurent déconnectés, les équipes responsables des comptes clients peuvent continuer à subir des retards importants, même lorsque la facturation est entièrement numérique.
Un client peut recevoir rapidement une facture, mais effectuer un paiement partiel en raison d’une erreur de prix ou d’un litige non résolu. Un paiement peut être reçu en ligne, mais nécessiter encore un appariement et une inscription manuels. Une équipe de recouvrement peut intervenir trop tard parce que les signaux de risque sont dispersés dans plusieurs systèmes.
Une stratégie plus complète d’automatisation des comptes clients relie la transmission des factures, les communications avec les clients, la gestion des litiges, l’acceptation des paiements, l’intégration à l’ERP, le rapprochement et la visibilité sur les flux de trésorerie.
L’objectif n’est pas seulement d’être payé plus rapidement.
Il est de réduire les obstacles qui empêchent un paiement reçu d’être transformé rapidement en données financières fiables.
Les paiements ne peuvent pas être traités comme une étape secondaire.
L’une des lacunes les plus importantes de nombreuses stratégies d’automatisation financière apparaît à l’étape du paiement.
Certains fournisseurs automatisent les flux de travail liés aux comptes fournisseurs ou aux comptes clients, mais s’arrêtent avant le mouvement réel des fonds.
Le processus est numérique jusqu’à un certain point. L’exécution du paiement est ensuite confiée à un autre système, à un portail bancaire, à un fichier manuel ou à un fournisseur distinct.
Cette séparation peut créer une brèche dans le contrôle du processus.
Les paiements nécessitent des autorisations, de la sécurité, de la conformité, de la traçabilité et du rapprochement. Lorsque l’exécution des paiements est déconnectée des documents, des approbations et des dossiers connexes, les équipes des finances perdent une partie de la visibilité de bout en bout qu’elles cherchaient à obtenir.
C’est pourquoi les paiements électroniques jouent un rôle essentiel dans l’automatisation financière.
Les capacités d’automatisation des comptes fournisseurs et des comptes clients de PIREL comprennent des fonctionnalités de paiement offertes par l’intermédiaire de Sisalto Pay®. PIREL est inscrite auprès de CANAFE à titre d’entreprise de services monétaires et détient un permis d’entreprise de services monétaires au Québec.
Cette distinction est importante, car dès que l’automatisation touche au mouvement des fonds, le processus exige plus que de la rapidité. Il nécessite de la sécurité, de la traçabilité, de la conformité et une intégration à l’ensemble des opérations financières.
Lorsque les documents, les flux de travail, les données de l’ERP et les paiements sont reliés, l’automatisation devient plus qu’un outil de productivité.
Elle devient une couche de contrôle.
La valeur profonde de l’automatisation réside dans la confiance.
L’efficacité est souvent la première promesse de l’automatisation : moins de travail manuel, des approbations plus rapides, moins d’erreurs et une meilleure productivité.
Ces avantages sont importants.
Mais pour les dirigeants financiers, la valeur plus profonde réside dans la confiance.
- Pouvons-nous voir où se trouve une facture?
- Pouvons-nous déterminer qui l’a approuvée?
- Pouvons-nous confirmer que le fournisseur a été validé?
- Pouvons-nous comprendre pourquoi un client a effectué un paiement partiel?
- Pouvons-nous suivre un litige depuis le premier message jusqu’à sa résolution?
- Pouvons-nous confirmer qu’un paiement a été traité de façon sécuritaire?
- Pouvons-nous effectuer les rapprochements sans travail manuel inutile?
- Pouvons-nous démontrer ce qui s’est produit lors d’un audit?
- Pouvons-nous faire confiance aux données contenues dans notre ERP?
Ces questions permettent de déterminer si l’automatisation a réellement amélioré les opérations financières.
Une équipe des finances n’a pas besoin d’un plus grand nombre d’outils numériques déconnectés. Elle a besoin d’un environnement intégré dans lequel les documents, les flux de travail, les paiements, les données de l’ERP, les communications, les exceptions et les pistes d’audit fonctionnent ensemble.
C’est ce qu’est une infrastructure de contrôle.
L’automatisation financière devrait rendre le processus plus fiable.
La prochaine étape de l’automatisation financière ne consiste pas simplement à numériser un plus grand nombre de tâches.
Elle consiste à relier toute la chaîne opérationnelle des comptes fournisseurs et des comptes clients : les documents, les décisions, les validations, les approbations, les paiements, les communications, les mises à jour dans l’ERP, les exceptions et les rapprochements qui permettent aux équipes des finances de travailler avec confiance.
Pour les organisations qui évaluent des solutions d’automatisation, la meilleure question n’est pas seulement : « Quelles tâches pouvons-nous automatiser? »
Elle est plutôt : « Pouvons-nous contrôler l’ensemble du processus, du document à la décision, puis au paiement et au rapprochement? »
PIREL réunit l’automatisation des comptes fournisseurs, l’automatisation des comptes clients, l’expertise en gestion de contenu d’entreprise, l’intégration à l’ERP et les paiements électroniques dans un cadre réglementé d’entreprise de services monétaires.
L’objectif est d’aider les organisations à dépasser les améliorations isolées apportées aux flux de travail afin de mettre en place des processus financiers plus faciles à voir, à sécuriser, à auditer, à rapprocher et à maîtriser.
Foire aux questions
Qu’est-ce que l’automatisation financière?
L’automatisation financière consiste à utiliser la technologie pour réduire le travail manuel et améliorer le contrôle de processus financiers comme les comptes fournisseurs, les comptes clients, les approbations, les paiements, le rapprochement, la production de rapports et la conformité.
Une automatisation financière efficace fait plus qu’automatiser des tâches individuelles. Elle relie les différentes étapes du processus afin que les équipes des finances puissent voir, gérer, auditer et maîtriser ce qui se passe.
Quelle est la différence entre l’automatisation des flux de travail et l’automatisation financière?
L’automatisation des flux de travail se concentre généralement sur l’acheminement des tâches, les approbations, les rappels et les mises à jour de statut.
L’automatisation financière est plus large. Elle relie les documents, les données, les approbations, les exceptions, les paiements, les mises à jour dans l’ERP, les pistes d’audit et le rapprochement.
L’automatisation des flux de travail peut accélérer les tâches. L’automatisation financière devrait permettre de mieux contrôler l’ensemble du processus financier.
Pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs et celle des paiements doivent-elles fonctionner ensemble?
L’automatisation des comptes fournisseurs peut améliorer la saisie et la validation des factures ainsi que les approbations. Toutefois, si l’exécution des paiements s’effectue dans un autre système, le processus peut demeurer fragmenté.
Relier l’automatisation des comptes fournisseurs à l’exécution sécurisée des paiements procure aux équipes des finances une meilleure visibilité, de la réception de la facture jusqu’à son approbation, son paiement, sa piste d’audit et son rapprochement.
Pourquoi l’automatisation des comptes clients et le rapprochement doivent-ils être reliés?
L’automatisation des comptes clients peut aider les organisations à transmettre les factures et à recevoir les paiements plus rapidement. Toutefois, si les renseignements sur les paiements ne sont pas intégrés correctement à l’ERP, le rapprochement peut encore nécessiter beaucoup de travail manuel.
Relier la transmission des factures, l’acceptation des paiements, la gestion des litiges, l’intégration à l’ERP et le rapprochement permet de transformer plus rapidement les paiements des clients en données financières fiables.
Pourquoi l’expérience en ECM est-elle importante pour l’automatisation financière?
Les processus financiers dépendent fortement des documents et des renseignements justificatifs, notamment les factures, les remises, les approbations, les dossiers fournisseurs, les communications avec les clients, les confirmations de paiement et les pistes d’audit.
L’expérience en gestion de contenu d’entreprise est importante parce que l’automatisation financière doit préserver le contexte, les éléments de preuve, le contrôle des accès, la conformité et la traçabilité tout au long du processus.
Pourquoi la sécurité des paiements est-elle importante dans l’automatisation financière?
La sécurité des paiements est essentielle parce que l’automatisation financière touche de plus en plus au mouvement des fonds, et non seulement à l’acheminement des documents ou aux flux de travail d’approbation.
Lorsque les paiements font partie du processus automatisé, les organisations ont besoin d’autorisations sécurisées, de traçabilité, de mécanismes de conformité et d’une intégration fiable à leurs dossiers financiers.
