La GCE (Gestion de Contenu d’Entreprise) ou en anglais ECM (Enterprise Content Management), est un terme générique qui englobe un ensemble complet de stratégies, de méthodes, d’outils et de processus conçus pour gérer l’ensemble du cycle de vie du contenu d’une entreprise. Cela comprend la capture, le stockage, la gestion et l’élimination éventuelle du contenu et des documents associés aux processus de l’entreprise. En intégrant diverses technologies et pratiques, la GCE garantit que l’information est traitée de manière efficace et sécurisée, en fournissant une approche structurée de la gestion du contenu de l’entreprise, de la création à l’élimination.
La mise en œuvre d’une solution GCE dans le cadre d’une entreprise améliore considérablement l’efficacité opérationnelle en réduisant la dépendance à l’égard des documents papier et en rationalisant l’organisation de l’ensemble du contenu lié à l’entreprise. Les solutions GCE numérisent et centralisent l’information, ce qui facilite la recherche et la gestion des documents et accélère le flux de travail et les processus de prise de décision. Cette transformation conduit à des processus d’entreprise plus efficaces, car les employés peuvent accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, collaborer plus efficacement et assurer la conformité avec les exigences règlementaires.
CONCEPTS FONDAMENTAUX
Capturer – Le contenu entre dans le flux par la conversion des documents en format numérique et l’extraction des informations nécessaires. Cette opération est réalisée par la numérisation, la capture d’images et l’indexation des documents.
Gérer – Le contenu est organisé et géré de manière pratique grâce à la structuration et à la catégorisation. Cela se fait par l’attribution de métadonnées, l’organisation en dossiers, la gestion des documents, etc.
Stocker – Le contenu est stocké dans un référentiel fiable afin d’en faciliter l’accès de manière structurée et récupérable. Pour ce faire, on utilise des bases de données, des référentiels de contenu et des solutions de stockage infonuagique.
Récupérer – Le contenu peut être récupéré rapidement et facilement grâce à des capacités de recherche puissantes et à une organisation pratique, ce qui permet aux utilisateurs d’obtenir les informations dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin.
Automatiser – L’automatisation peut être appliquée aux processus répétitifs qui ne nécessitent pas d’intervention humaine. L’élimination des tâches manuelles réduit les erreurs humaines et rationalise les processus.
APPLICATIONS
La gestion de contenu d’entreprise est une solution polyvalente qui s’applique à de nombreux secteurs et fonctions organisationnelles. De la rationalisation des processus centrés sur les documents à l’amélioration de la collaboration et du partage des connaissances, la GCE offre un cadre robuste qui s’adapte à divers environnements. Que ce soit dans les entreprises, les administrations ou les organisations à but non lucratif, la GCE facilite la gestion efficace de l’information, favorisant ainsi l’innovation, la productivité et la conformité. Sa flexibilité et son évolutivité font de la GCE un outil indispensable dans le paysage numérique moderne, permettant aux organisations d’optimiser leurs flux de contenu et d’atteindre leurs objectifs stratégiques de manière efficace.
AVANTAGES DES SOLUTIONS GCE
- Suppression des tâches orientées sur la gestion de documents papier
- Gains en efficacité
- Automatise les processus pour une meilleure gestion des flux de travail
- Réduction des couts et de l’encombrement
- Amélioration de l’accessibilité du contenu et de l’archivage
- Réduis le risque de fuite de données et améliore la sécurité
- Garantis la conformité règlementaire
- Évite le chaos de la croissance du contenu
- Réduis l’empreinte carbone
MISE EN ŒUVRE
Quelles sont les étapes de la mise en œuvre d’une solution GCE dans votre entreprise?
- Identifiez la manière dont votre entreprise gère présentement ses documents.
- Sur cette base, identifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à cette mise en œuvre. Quels sont les domaines qui mériteraient d’être mieux organisés ? etc.
- Identifiez les exigences règlementaires à respecter dans le cadre de cette mise en œuvre.
- Communiquez vos exigences à votre prestataire de services afin de vous assurer que la solution est idéale pour votre entreprise.
- Testez le produit avant de finaliser le lancement pour vous assurer qu’il répond à vos critères.
- Former tous les employés qui utiliseront le logiciel ; il est essentiel qu’ils se sentent à l’aise avec ce nouvel outil.
- Demandez des mises à jour et des améliorations du système chaque fois que cela est nécessaire ; un logiciel GCE doit pouvoir évoluer avec votre entreprise.
FAQ
Comment la GCE peut-elle réduire les couts?
En réduisant l’utilisation de document physique, les entreprises économisent naturellement sur le papier, mais également sur l’impression, l’expédition, la manutention, le stockage physique, la main-d’œuvre, et on en passe. Les couts peuvent également être réduits grâce à l’efficacité accrue qu’apporte la GCE. Le temps est de l’argent et le numérique peut transformer des processus d’une durée de quelques jours à quelques secondes.
Pourquoi passer au sans-papier?
Tout d’abord, la réduction de l’utilisation du papier au bureau entraine une diminution de l’empreinte carbone. Compte tenu de l’état de notre planète, votre entreprise devrait faire tout ce qui est en son pouvoir pour promouvoir un avenir plus durable. En outre, les piles de papier peuvent s’accumuler au fil du temps lorsqu’elles sont oubliées, ce qui fait de la recherche d’un document spécifique un véritable cauchemar. Une solution GCE vous aidera à gagner du temps en triant les documents sans importance, afin que vous puissiez trouver exactement l’information que vous recherchez en un instant.
Comment la GCE assure-t-elle la sécurité?
Avec la GCE, vous pouvez contrôler entièrement qui a accès à l’ensemble du contenu de l’entreprise, au niveau des documents. Cela permet de s’assurer que les données confidentielles restent confidentielles. La GCE intègre également une protection contre la perte de données afin d’empêcher le partage ou la fuite non autorisés. Des solutions de récupération sont également souvent mises en œuvre.
Pourquoi la GCE est-elle de plus en plus populaire?
La GCE est une technologie en plein essor en raison du besoin croissant de transformation numérique. La GCE aide également les entreprises à devenir durables et respectueuses de l’environnement en réduisant l’utilisation du papier. En outre, la mise en œuvre de la GCE permet de réduire les couts liés à l’impression, au stockage et à la manipulation des documents papier, ainsi que d’accroitre l’efficacité grâce à l’automatisation.
La mise en œuvre de la GCE se fait-elle à petite ou à grande échelle?
Les deux! Les solutions de GCE peuvent être mises en œuvre pour un seul département ou pour l’ensemble d’une entreprise. Elles peuvent également être utilisées dans des petites, moyennes ou grandes entreprises. Il n’y a pas de limites à la GCE!
POURQUOI CHOISIR PIREL?
La solution GCE de PIREL se distingue par son engagement à fournir des solutions personnalisées et adaptables aux besoins uniques de chaque client. En mettant l’accent sur la satisfaction du client, nous nous assurons que chaque aspect de notre solution de GCE s’aligne étroitement sur les exigences et les objectifs spécifiques de l’entreprise. Ce souci de personnalisation permet aux clients d’optimiser leurs flux de travail et leurs processus, ce qui se traduit par une efficacité et une efficience accrues en matière de gestion de contenu.
L’une des pierres angulaires du service exceptionnel de PIREL est le soutien personnalisé offert par son personnel dévoué tout au long du processus d’implantation de la GCE. Depuis les premières étapes du déploiement jusqu’à l’assistance et la maintenance continues, les clients bénéficient d’un accès direct à des professionnels compétents qui les guident à chaque étape. Ce soutien personnalisé garantit que tout défi ou problème est rapidement résolu, ce qui permet aux clients de maximiser la valeur de leur investissement dans la GCE et d’atteindre les résultats souhaités.
De plus, PIREL est certifiée ESM, ce qui démontre notre engagement inébranlable envers la sécurité et la conformité. En priorisant les mesures de sécurité et l’adhésion aux règlements de l’industrie, nous offrons à nos clients la tranquillité d’esprit, sachant que leurs données sensibles sont protégées contre les menaces et les risques potentiels. Cette certification ne protège pas seulement contre les vulnérabilités financières, mais souligne également notre engagement à maintenir les normes les plus élevées en matière d’intégrité et de confidentialité des données.
PIREL est maintenant une entreprise de services monétaires (ESM) certifiée auprès de Revenu Québec et du CANAFE.