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La gestion électronique de documents fait une percée
Il n'est pas trop tôt, car les travailleurs du savoir perdent un temps fou à rechercher et manipuler des documents
La gestion électronique de documents (GED) commence enfin à faire son chemin dans les entreprises. Gartner Group prévoit une croissance annuelle de 20% des ventes de systèmes de GED. Il n'est pas trop tôt, car elles gaspillent un temps fou dans la gestion des documents.
Selon Gartner, de 30% à 40% du temps des travailleurs du savoir est passé à des tâches sans valeur ajoutée liées à la manipulation de documents : recherche de document, repérage de la version la plus récente et distribution du document.
C'est le Web qui permet à la gestion électronique de documents de faire une percée. Grâce à Internet, les employés sont capables de récupérer en quelques secondes un document enfoui dans un serveur n'importe où sur la planète. Si l'entreprise dispose d'un intranet, les employés peuvent faire de même à l'interne et récupérer rapidement des documents d'information.
«Mais quand il s'agit de récupérer des éléments de données à partir des systèmes informatiques traditionnels, oubliez ça», lance Denis Pigeon, président de PIREL, une firme de Boucherville spécialisée dans la gestion électronique de documents.
«Les employés doivent attendre une semaine et, quand ils reçoivent l'information dont ils ont besoin, elle atterrit sur leur bureau sous la forme d'un document de 100 pages. Ils doivent le parcourir durant plusieurs minutes pour trouver ce qu'ils cherchaient», ajoute-t-il.
Quatre principaux secteurs «On a touché seulement à la pointe de l'iceberg en matière de GED», considère Jeffrey Lamirande, directeur, services-conseils, du Groupe CGI, à Ottawa. M. Lamirande découpe la gestion électronique de documents en quatre grands secteurs : gestion des documents; gestion des dossiers : flux de travail; et production de documents. «La gestion documentaire vise à établir un meilleur contrôle de l'information, qu'elle soit centralisée ou dispersée», explique M. Lamirande. Ainsi, l'employé peut effectuer une recherche et avoir accès instantanément à n'importe quel document de travail, où qu'il se trouve. «Cela comprend un suivi des documents, notamment en ce qui concerne l'auteur, les modifications, la gestion des niveaux d'autorisation, précise le consultant. Ce sont des aspects qu'on ne trouve pas dans le Net.»
Les avantages de ce premier niveau d'application peuvent s'avérer considérables, même s'ils ne sont pas toujours chiffrables. «L'institution peut ainsi conserver son savoir, son bien le plus précieux, qui, auparavant, était perdu avec le départ de chaque employé», dit Marc Larose, directeur du service de l'organisation scolaire et du transport à la Commission scolaire de Laval. La Commission a implanté un système de GED de Xerox il y a trois ans.
Le deuxième volet de la GED concerne la gestion des documents auxquels on applique des règles d'affaires selon le temps de conservation prescrit, le moment de leur destruction et leurs conditions d'archivage. Ce volet gagne en importance avec les impératifs de traçabilité liés aux nouvelles règles de gouvernance d'entreprise.
Le troisième aspect, celui de la gestion du flux de travail, est l'un de ceux où les avantages de la GED sont les plus probants. «C'est un secteur où certaines des plus importantes économies de coûts peuvent être réalisées», dit Mel Thompson. La gestion du flux de travail implique qu'un système contrôle le cheminement des documents de travail afin de garantir qu'ils franchissent chacun des postes de modification et d'autorisation requis. M. Thompson donne l'exemple d'une compagnie qui gérait des masses de demandes de prêt. Les formulaires étaient numérisés et contrôlés par un système de Xerox qui assurait qu'ils cheminent par le réseau informatique à travers six niveaux d'approbation. «Grâce au système, le temps d'approbation, qui était de deux à trois semaines auparavant, a été ramené à une journée pour les prêts courant, et à deux jours pour les prêts plus complexes», affirme-t-il.
La quatrième partie de la GED, la production de documents, relève de ce qu'on a appelé l'impression à la demande. Par exemple, le système de PIREL offre les grandes fonctions classiques de gestion des documents et des dossiers, ce qui permet ensuite à l'entreprise de contrôler d'avantage ses coûts d'impression.
Il s'agit d'un secteur où les bénéfices
de la GED sont bien visibles. TransCanada Credit Corporation, une filiale
de Wells Fargo Financial, a implanté la solution PIREL
dans ses 170 succursales au Canada. Elle y imprimait 20 M de pages par année
en rapports de toutes sortes. «Nous avons réalisé des
économies annuelles de plus de 100 000$ en papier et des économies
plus élevées encore en coûts de distribution»,
dit Carl Rampaul, directeur des opérations de systèmes.