Rapport externe d'un récent événement PIREL
La promesse du «bureau sans papier»
La promesse du «bureau sans papier» ne verra probablement jamais le jour. Voici 20 ans qu'elle a été faite, pourtant le papier n'a fait que continuer à s'accumuler sur les bureaux. Et le besoin pour des documents de papier ne disparaîtra pas de sitôt.
Une approche beaucoup plus sensée est celle du «papier-à-la-demande» où les documents de la compagnie sont stockés électroniquement en permanence et ne se retrouvent en format papier qu'au besoin. Telle est l'approche que propose PIREL avec sa technologie PIREL EFS Server et que la firme implante avec succès chez plusieurs grandes compagnies nord-américaines.
Dans une bonne mesure, la solution de PIREL apporte aux compagnies les capacités de l'Internet pour gérer leurs propres masses de documents électroniques. Les employés consultent régulièrement des bases d'information externes sur Internet pour y recueillir des informations spécifiques qu'ils téléchargent et sauvegardent ensuite dans leur PC, ou impriment sur papier. Étonnamment, peu de compagnies disposent des installations nécessaires pour permettre le même processus à l'interne.
Mais ce processus devient possible avec le PIREL EFS Server. Ce module se relie à n'importe quelle base de données ou système patrimonial pour récupérer des données existantes qui, précédemment, auraient été extraites et imprimées. Le serveur permet aussi la saisie de n'importe quelle donnée qu'on lui présente sous forme d'image documentaire ou de formulaire électronique. À partir de ces données, nombre d'opérations deviennent soudain possibles : les données sont indexées pour donner cours à de nouvelles avenues d'interrogation, d'anciens formats de documents sont automatiquement établis et sauvegardés pour recherche et interrogation future; de nouveaux formats de documents peuvent être conçus; des flux de travail peuvent être tracés pour garantir qu'un document suit le bon cheminement de contrôle et de vérification.
Par-dessus tout, les rapports demeurent en format électronique compact jusqu'au moment où les utilisateurs ont besoin de les interroger et de les télécharger à partir de leur navigateur Web habituel. Ces recherches peuvent être toute simples ou très complexes, en ayant recours à des critères multiples ou à des opérateurs booléens, pour afficher les résultats à l'écran. À partir de ces résultats, l'utilisateur peut choisir de visionner et de récupérer un seul document, ou plusieurs, dans le format universel PDF.
Trans Canada Retail Services (TCRS), qui gère des programmes complets de carte de crédit privée pour certains des plus grands détaillants canadiens, a réalisé des épargnes substantielles grâce à la solution PIREL EFS. Plus encore, «nous avons non seulement rencontré nos objectifs d'affaires grâce à notre partenariat avec PIREL, mais nous les avons surpassés», dit Carl Rampaul, directeur, opérations et systèmes, chez TransCanada Credit Corporation (TCC), qui est propriétaire de TCRS. TCC est elle-même une filiale de Wells Fargo Financial, à son tour propriétaire de Wells Fargo and Company, une entreprise diversifiée en services financiers avec un actif de 370 milliards $US.
Avant l'intervention de PIREL, TCRS imprimait chaque année 20 millions de pages de rapports dans ses 170 succursales au Canada et voulait rationaliser ses opérations tout en éliminant sa consommation massive de papier. L'initiative présentait des défis de taille. La solution devait se relier à l'environnement informatique en place, présenter une interface de type Web, s'adapter aux flux de données existants, et la taille de chaque page individuelle ne devait pas dépasser 2 kilo-octets.
PIREL a été à la hauteur, archivant des centaines de milliers de pages de rapports à l'aide de sa solution EFS. Tous les rapports ont été rendus disponibles à toutes les succursales dans une version très légère de moins de 1,2 kilo-octets. Un élément crucial de la solution tient au Connecteur Universel qui permet au système de PIREL d'accéder instantanément à toutes les données dans l'environnement informatique du client. L'implantation du projet n'a requis que quelques mois. En fait, rapporte Carl Rampaul, «la plus grande partie du temps du projet a été absorbée par PIREL pour les étapes de définition des besoins avant l'implantation».
Les avantages qu'en a tiré TCRS sont substantiels. «Les utilisateurs peuvent maintenant imprimer quelques pages d'un rapport seulement, là où, auparavant, un rapport complet aurait atterri sur leur bureau», fait ressortir le spécialiste en systèmes. «Nous avons ainsi réalisé des économies de plus de 100,000$ en coûts de papier et des économies plus élevées encore en coûts de distribution. L'information est maintenant accessible à un nombre illimité d'utilisateurs sans coût additionnel». Un autre avantage tient au fait qu'il est maintenant possible à la direction de TCRS de faire parvenir à ses employés des documents de marketing et de promotion en temps réel, pour répondre aux besoins fluctuants du marché.
Et le prix de la solution PIREL s'est avéré très concurrentiel. «Un compétiteur bien connu nous a proposé une solution au prix d'environ 700,000$, mais le prix de PIREL était bien meilleur marché», affirme Rampaul.
Merrill Lynch, le géant newyorkais du courtage, a également implanté un système PIREL dans des centaines de ses succursales américaines.
Là aussi, le PIREL EFS Server a rationalisé ce processus en se reliant aux systèmes patrimoniaux de Merrill.
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